ניהול ישיבות אפקטיביות

מנהלים מתאמנים רבים מספרים לי על הקושי בניהול ישיבות, משתתפים המאחרים לישיבה וכולם מחכים להם, משתתפים שמגיעים בזמן אך אז מרשים לעצמם להכין קפה או לענות לשיחת טלפון, ישיבות המנוהלות על ידי צוות מצומצם ושאר הצוות לא תורם לישיבה, משתתפים שמסמסים או עושים עבודה נוספת בזמן הישיבה, אם מצבים אלו מוכרים לכם, ואתם גם מתוסכלים מישיבות לא אפקטיביות שמבזבזות זמן ומשאבים יקרים להלן כמה טיפים חשובים:

* הכינו את המפגש לפני קיומו - הגדירו את מטרת הפגישה והזמינו רק מי שנדרש

* הכינו סדר יום לישיבה הכולל שעת התחלה ושעת סיום לכל נושא. חלקו את החומר מראש והזמינו את האנשים שצריכים להיות בישיבה על פי סדר השתתפותם בישיבה.

* הקפידו להתחיל בזמן את הפגישה - חשוב שתגיעו לפני מועד תחילתה ותארגנו את המקום, אל תחכו למאחרים והתחילו עם תהליך שמקרב את המשתתפים, אל תתנו יחס מיוחד למאחרים.

* ערכו תיאום ציפיות וקבעו כללים לאופן ניהול הישיבה כמו: מי אחראי על הישיבה, רק אחד מדבר בזמן שהאחרים מאזינים, סבב הבעת דיעות  וכד'.

* שמרו על הזמנים על פי סדר היום שקבעתם כולל זמן סיום הישיבה.

* נושאים שאינם קשורים לישיבה רשמו לישיבה נוספת או הקדישו להם זמן מוגדר בישיבה באם הגדרתם זמן כזה.

* דנתם והגעתם להחלטות - קבעו מי אחראי לביצועה של כל החלטה כולל לו"ז.

* דאגו לסיכום הישיבה וקבעו נושאים לישיבה הבאה בשיתוף עם הצוות

* שלחו סיכום תמציתי של הישיבה רצוי במועד הקרוב ביותר למועד קיומה.

* חשוב לבדוק אחד לתקופה את יעילות ואפקטיביות תהליך הישיבות, בדקו האם כללים אילו בוצעו כנדרש. אם לא, רעננו את הכללים וחדשו את ההרגלים.